IMAP, auch Gmail
Für GMX, WEB.DE, IONOS, STRATO, mailbox.org, ALL-INKL, Telekom, Posteo und Gmail sind die Servereinstellungen schon hinterlegt. Jeder andere Anbieter geht mit eigenen Serverdaten.
Mail-Center
Das Postfach deiner Hausverwaltung. Zugeordnet zur Immobilie.
Du verbindest dein bestehendes Postfach, und IVDesk ordnet jede Nachricht der Immobilie, dem Mieter oder dem Eigentümer zu. Geantwortet wird mit deiner eigenen Adresse, gearbeitet im Team.
Anbindung
Dein Postfach bleibt deins. IVDesk liest mit.
Du verbindest das Postfach, das du schon hast: jedes mit IMAP und SMTP, auch Gmail, oder Microsoft 365. Bevor IVDesk es speichert, prüft es Empfang und Versand.
Microsoft 365 und Outlook.com
Über „Mit Microsoft anmelden“, ohne Passwortfeld. Du meldest dich bei Microsoft an und bestätigst den Zugriff einmal.
Geprüft und verschlüsselt
Empfang und Versand werden vor dem Speichern getestet. Das Passwort liegt verschlüsselt und erreicht nie den Browser.
Zuordnung
Jede Mail bei ihrer Immobilie. Und bei der Person.
Über die Absenderadresse, den Bezug zu einer früheren Nachricht oder Hinweise im Betreff ordnet IVDesk jede Nachricht der passenden Immobilie, Einheit und Person zu.
- Mieter, Eigentümer und Kontakte werden erkannt
- Jede Zuordnung lässt sich ändern; eine von Hand gesetzte überschreibt die Automatik nie wieder
- Mitarbeiter sehen die Post ihrer Immobilien und alles, was noch niemandem zugeordnet ist
- Anhänge erscheinen beim passenden Objekt, mit Herkunftsangabe
Nachrichtzugeordnet zu
Stadtwerke MusterstadtAbschlagsplan 2027Lindenhof 4
KrügerHeizung in Wohnung 2 bleibt kaltMieter Krüger
HartmannFrage zur Abrechnung 2025Eigentümer
Hausmeisterdienst WeberRechnung Oktoberzuordnen
Beispieldaten
Im Team
Ein Postfach für alle. Keine Mail bleibt liegen.
Alle arbeiten im selben Postfach, und jede Nachricht trägt, ob sie erledigt ist, wer sie hat und was intern dazu notiert wurde.
- Erledigt statt gelesen. Eine Nachricht bleibt für alle hervorgehoben, bis sich jemand darum gekümmert hat.
- Zuweisen und wiedervorlegen. Du gibst eine Nachricht weiter oder legst sie dir wieder vor. Interne Notizen bleiben im Team.
- Keine doppelten Antworten. Schreibt schon jemand, siehst du das, bevor du selbst anfängst.
- Zustellstatus. Für jede verschickte Nachricht siehst du, ob sie angenommen wurde oder zurückkam.
VonKrüger · Wohnung 2
Zugewiesen anLena
Wiedervorlage20.10.2026
Interne NotizHeizungsbauer ist informiert
Wird gerade bearbeitet von LenaHinweis
Beispieldaten
Aus deiner Adresse
Geantwortet wird von dir. Nicht von uns.
Was du verschickst, geht mit deiner Adresse hinaus und steht danach auch in deinem Mailprogramm.
Die ganze Kommunikation je Person
Beim Mieter, beim Eigentümer und beim Kontakt steht der Schriftwechsel beisammen, chronologisch und ohne Suchen.
Vorlagen und Signaturen
Textbausteine mit Platzhaltern für Namen, Einheit und Beträge, dazu eine Signatur für die Verwaltung und eine persönliche.
Versand aus den Modulen
Die Nebenkostenabrechnung, Zahlungserinnerungen und Eigentümerrechnungen gehen direkt über dein Postfach hinaus, mit deiner Adresse als Absender.
Deine Daten
Drei Tage Inhalt. Danach holt IVDesk neu.
Dauerhaft speichert IVDesk nur Betreff, Absender, Empfänger, Datum, Anhangsnamen und einen kurzen Vorschautext, dazu deine Zuordnungen und Notizen. Text und Anhänge liegen höchstens drei Tage bei uns und werden danach bei Bedarf frisch von deinem Server geholt. Die drei Tage sind fest eingestellt und lassen sich auch von uns nicht verlängern.
- Dein Postfach bleibt, wie es ist: beim Abrufen wird keine Nachricht gelöscht, verschoben oder als gelesen markiert.
- Was du dauerhaft brauchst, nimmst du mit „Zur Akte nehmen“ samt Anhängen in die Dokumentenablage, als eigene Kopie.
- Trennst du ein Postfach, löscht IVDesk die Zugangsdaten. Ein Zugriff ist danach nicht mehr möglich.
- Das Mail-Center ist kein Archiv nach § 257 HGB oder § 147 AO. Die Aufbewahrung bleibt bei deinem Anbieter.
Tarif
Mail-Center ab Portfolio. Im Test schon dabei.
Das Mail-Center ist in Portfolio und Verwaltung enthalten, ab 20,00 € im Monat bei zwölf Monaten Laufzeit. In den 30 Testtagen kannst du es nutzen, ohne einen Tarif zu wählen. Alle Tarife im Vergleich zeigt die Preisseite.
FAQ
Häufige Fragen zum Mail-Center.
Kann ich weiterhin Outlook oder ein anderes Mailprogramm nutzen?
Ja, gleichzeitig. Das Mail-Center ist ein weiterer Zugang zu deinem Postfach, kein Ersatz. Was du hier verschickst, liegt in deinem Gesendet-Ordner; was du in Outlook verschiebst oder löschst, erscheint beim nächsten Abgleich auch hier so.
Wie schnell kommen neue Nachrichten an?
IVDesk ruft alle fünf Minuten ab. Mit „Jetzt abrufen“ geht es sofort, höchstens einmal alle 30 Sekunden je Postfach. Beim ersten Verbinden holt IVDesk die Nachrichten der letzten zwölf Monate.
Ich nutze Gmail. Was brauche ich?
Ein App-Passwort aus deinem Google-Konto statt des normalen Kontopassworts; verbunden wird über IMAP. Bei GMX und WEB.DE schaltest du vorher den Zugriff per IMAP in den Einstellungen deines Postfachs ein.
Kann ein Postfach für mehrere Immobilien zuständig sein?
Ja, das ist der Regelfall. Ein Postfach gehört zu einer oder mehreren Immobilien, und jede einzelne Nachricht wird der passenden Immobilie und dem passenden Mieter zugeordnet. Umgekehrt kann eine Immobilie auch mehrere Postfächer haben.
Ist das Mail-Center ein Archiv für die gesetzliche Aufbewahrung?
Nein. Text und Anhänge liegen bei uns höchstens drei Tage; die Aufbewahrung nach § 257 HGB und § 147 AO bleibt bei deinem E-Mail-Anbieter oder deinem Archivsystem. Was du dauerhaft brauchst, nimmst du mit „Zur Akte nehmen“ in die Ablage.
Was passiert mit den Mails, wenn ich ein Postfach trenne?
Beim Archivieren löscht IVDesk die Zugangsdaten. Betreff, Absender, Datum und deine Zuordnungen bleiben sichtbar, den Inhalt hat weiterhin dein Anbieter. Auf Wunsch löschst du auch alles, was zu dem Postfach bei uns liegt; dein Postfach beim Anbieter bleibt dabei unberührt.
Dein Test
Teste IVDesk mit deiner eigenen Immobilie.
Leg ein Haus oder eine Wohnung an, lade die Rechnungen vom letzten Jahr hoch und sieh, was die Vorprüfung dazu sagt.
Im Test enthalten
- 30 Tage den vollen Umfang ausprobieren
- 10 KI-Verarbeitungen für Belege
- Keine Zahlungsdaten, keine Kündigung nötig