Abrechnungszeitraum anlegen
Zwölf Monate mit frei wählbarem Beginn. Der Zeitraum muss nicht dem Kalenderjahr folgen, nur von Jahr zu Jahr gleich bleiben.
Nebenkostenabrechnung
Nebenkostenabrechnung online erstellen. Prüfbar bis zur letzten Zeile.
Aus deinem Bestand, den Kosten des Jahres und den Zählerständen entsteht ein PDF je Mietverhältnis. Die Vorprüfung findet offene Punkte, bevor die Abrechnung beim Mieter landet.
In jedem Tarif enthalten, samt Vorprüfung und PDF.
Der Weg
Sechs Schritte. Ein PDF je Mietverhältnis.
Du legst den Zeitraum an, erfasst Kosten und Zählerstände und siehst die Vorprüfung durch. Danach schreibst du die Abrechnung fest, und jedes Mietverhältnis bekommt sein PDF mit Kurzfassung und Detailteil.
Kosten erfassen
19 Kostenarten stehen bereit, von der Grundsteuer bis zur Kontoführung. An jeder steht, ob sie beim Mieter umlagefähig ist.
Zählerstände eintragen
Anfangs- und Endstand je Zähler genügen. Den Verbrauch bildet IVDesk aus der Differenz.
Vorprüfung durchsehen
Fehlende Zählerstände, Nutzungslücken und unverteilte Restbeträge stehen auf einer Liste, bevor etwas beim Mieter landet.
Abrechnung festschreiben
Die festgeschriebene Fassung bleibt unverändert. Eine Korrektur entsteht als neue Fassung, die die alte ersetzt.
PDF je Mietverhältnis verschicken
Vorn der Betrag, dahinter jede Position mit Verteilerschlüssel, Beleg und Zählerstand. Verschickt wird auf deinem Weg.
Vorprüfung
Erst prüfen. Dann festschreiben.
Bevor eine Abrechnung festgeschrieben wird, legt IVDesk offen, was fehlt oder auffällt. Was die Zahl nachweislich falsch macht, hält den Abschluss auf. Was nur ungewöhnlich ist, bestätigst du bewusst.
- Unverteilte Restbeträge, fehlende Flächen und doppelt vermietete Einheiten blockieren
- Nutzungslücken mit Datum und Tagen, samt wohin ihr Anteil fällt
- Fehlende Zählerstände und auffällige Verbräuche je Einheit
- Hinweis, wenn die Frist nach § 556 Abs. 3 BGB näher rückt
Keine überlappenden Mietverhältnisseok
„Hausmeister“: 100,00 € bleiben unverteiltblockiert
Wohnung 1: 31 von 365 Tagen nicht belegtbestätigen
Zählerstand Wohnung 2 zum 31.12. fehlt1 offen
Entwurf
Vorprüfung
Festgeschrieben
PDF
Beispieldaten
Welche Fehler die Frist kosten: zum Ratgeber formelle Fehler
Verteilung
7 Verteilerschlüssel. An der Kostenart hinterlegt.
Jede Kostenart trägt ihren Schlüssel. IVDesk verteilt damit jede Position taggenau je Nutzungszeitraum auf die Mietverhältnisse.
Fläche (m²)
Nach Wohn- oder Nutzfläche. Üblich für Grundsteuer, Gebäudeversicherung und Gartenpflege.
Personenzahl
Nach der Zahl der Bewohner je Einheit. Passend für Müll und Abwasser ohne eigenen Zähler.
Verbrauch (Zähler)
Der abgelesene Verbrauch bestimmt den Anteil, etwa beim Kaltwasser mit Wohnungszähler.
Gleiche Teile
Jede Einheit trägt denselben Anteil, unabhängig von Fläche und Belegung. Üblich beim Hausmeister.
Heizkosten (HeizkostenV)
Heizkosten zu 50 bis 70 % nach Verbrauch, der Rest nach Fläche — wie es die HeizkostenV vorsieht.
Techem-Anteil
Übernimmt die Anteile aus der Abrechnung des Messdienstleisters direkt.
Individuell
Ein fester Betrag je Mietverhältnis für Positionen, die genau einer Partei gehören.
Heizkosten
Heizkosten nach HeizkostenV. Verbrauch und Fläche.
Heizkosten teilt IVDesk nach § 7 HeizkostenV: zwischen 50 und 70 % nach erfasstem Verbrauch, der Rest nach Fläche. Vorgegeben sind 70 %, einen anderen Anteil stellst du an der Kostenposition ein.
- Verbrauch aus den Ablesungen der Wärmezähler, Fläche aus der Einheit
- Bei Mieterwechsel zählt der Zählerstand zum Stichtag
- Rechnet ein Messdienst ab, übernimmst du dessen Anteile mit dem Schlüssel „Techem-Anteil“
AnteilBezug · Betrag
Nach Verbrauch70 %24.000 kWh2.436,00 €
Nach Fläche30 %320,00 m²1.044,00 €
Heizkosten gesamt3.480,00 €
Anteil Wohnung 1 · Krüger: 435,13 €
Beispieldaten
Sonderfälle
Mieterwechsel, Leerstand, Zählertausch. Rechnet alles mit.
Du erfasst den Fall dort, wo er entsteht. Die Anteile folgen taggenau, als Rumpfzeiten in derselben Abrechnung.
- Mieterwechsel im Zeitraum. Nutzungszeiträume werden taggenau getrennt. Zieht die Mieterin zum 30.06. aus, rechnet ihre Abrechnung mit 181 von 365 Tagen und den Zählerständen zum Stichtag.
- Leerstand. Eine Lücke zwischen zwei Mietverhältnissen bleibt sichtbar. Je Kostenart entscheidest du, ob der Leerstandsanteil beim Eigentümer bleibt oder auf die belegten Einheiten verteilt wird.
- Zählerwechsel. Alter und neuer Zähler bleiben als Kette verbunden. Ablesungen vor und nach dem Wechsel fließen in denselben Nutzungszeitraum.
- Mehrere Einheiten in einem Vertrag. Wohnung, Garage und Keller bekommen eine gemeinsame Abrechnung statt drei einzelner.
MietverhältnisZeitraum
Krüger01.01.2025 bis 30.06.2025181 Tagebeendet
Leerstand01.07.2025 bis 31.07.202531 TageEigentümer
Yilmaz01.08.2025 bis 31.12.2025153 Tageaktiv
Zählerstände zum 30.06.2025 erfasst
Beispieldaten
Musterabrechnung
Eine Abrechnung, die jede Zahl erklärt.
Das Deckblatt zeigt das Ergebnis. Danach folgen Kosten, Verteilerschlüssel, Belege und Zählerstände.
Mieter
Anna Krüger
Einheit
WE 1 · Wohnung, 82,00 m²
Abrechnungszeitraum
01.01.2025 bis 31.12.2025
Ihr Nutzungszeitraum
01.01.2025 bis 30.06.2025
(181 von 365 Tagen, 49,59 %)
Ihre Abrechnung im Überblick
Ihr Anteil an den Nebenkosten1.630,86 €
Geleistete Vorauszahlungen− 1.440,00 €
NACHZAHLUNG190,86 €
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 14.03.2026 auf das Konto DE00 0000 0000 0000 0000 00, Verwendungszweck „NK 2025 · WE 1“.
Einwendungen gegen diese Abrechnung sind nach § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB binnen zwölf Monaten nach Zugang mitzuteilen.
Wie sich Ihr Anteil zusammensetzt, zeigt die vollständige Abrechnung ab Seite 2.
Einwendungen gegen diese Abrechnung sind nach § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB binnen zwölf Monaten nach Zugang mitzuteilen.
Wie sich Ihr Anteil zusammensetzt, zeigt die vollständige Abrechnung ab Seite 2.
| Kostenart | Gesamtkosten | Verteilerschlüssel | Ihr Anteil | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Grundsteuer | 1.860,00 € | Fläche (m²)gesamt 320,00 m² | 82,00 m² 181/365 Tage | 236,35 € |
| Gebäudeversicherung | 1.240,00 € | Fläche (m²)gesamt 320,00 m² | 82,00 m² 181/365 Tage | 157,57 € |
| Müll & Entsorgung | 1.104,00 € | Personenzahlgesamt 8 Personen | 2 Personen 181/365 Tage | 136,87 € |
| Hausmeister | 2.400,00 € | Gleiche Teilegesamt 4 Einheiten | 1 Einheit 181/365 Tage | 297,53 € |
| Gartenpflege | 780,00 € | Fläche (m²)gesamt 320,00 m² | 82,00 m² 181/365 Tage | 99,12 € |
| Allgemeinstrom | 624,00 € | Fläche (m²)gesamt 320,00 m² | 82,00 m² 181/365 Tage | 79,29 € |
| Wasser (kalt) | 1.680,00 € | Verbrauch (Zähler)gesamt 480,00 m³ | 54,00 m³ | 189,00 € |
| Heizung (direkt) | 3.480,00 € | Heizkosten (HeizkostenV)70 % Verbrauch / 30 % Fläche | 2.980 kWh von 24.000 kWh 82,00 m², 181/365 Tage | 435,13 € |
| Summe Nebenkosten | 1.630,86 € | |||
Nicht umlagefähige Kosten (Instandhaltung, Verwaltung) sind in dieser Aufstellung nicht enthalten; § 2 BetrKV zählt die umlagefähigen Betriebskosten abschließend auf.
Belegliste
| Kostenart | Beleg | Rechnung | Zeitraum | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Heizung (direkt) | Stadtwerke Lünen GmbH | RE-2025-0417 | 01.01. bis 31.12.2025 | 3.480,00 € |
| Hausmeister | Hausdienst Özkan | 2025-03 … 2025-14 | 01.01. bis 31.12.2025 | 2.400,00 € |
| Grundsteuer | Stadt Castrop-Rauxel | Bescheid 2025 | 01.01. bis 31.12.2025 | 1.860,00 € |
| Wasser (kalt) | Gelsenwasser AG | 4711-2025 | 01.01. bis 31.12.2025 | 1.680,00 € |
| Gebäudeversicherung | Provinzial | Police 88-4402 | 01.01. bis 31.12.2025 | 1.240,00 € |
Zählerstände
| Einheit | Zähler | Ablesung | Stand | Verbrauch |
|---|---|---|---|---|
| WE 1 | Kaltwasser 17-4402 | 01.01.2025 | 348,00 m³ | ohne |
| WE 1 | Kaltwasser 17-4402 | 30.06.2025 | 402,00 m³ | 54,00 m³ |
| WE 1 | Wärmemenge 88-1207 | 01.01.2025 | 14.860 kWh | ohne |
| WE 1 | Wärmemenge 88-1207 | 30.06.2025 | 17.840 kWh | 2.980 kWh |
Gerechnet wird mit dem abgelesenen Stand; den Verbrauch bildet die Anwendung aus der Differenz zweier Stände.
- 119 Kostenarten stehen bereitVon der Grundsteuer bis zum Hausmeister wählst du aus einer vorbereiteten Liste.
- 2Umlagefähig auf einen BlickAn jeder Position steht, ob sie beim Mieter landet oder bei dir bleibt.
- 3Sieben VerteilerschlüsselFläche, Personen, Verbrauch und weitere Schlüssel verteilen die Kosten nach der hinterlegten Regel.
- 4Offene Punkte vor dem AbschlussDie Vorprüfung zeigt fehlende Zählerstände, Nutzungslücken und unverteilte Restbeträge.
- 5Fertiges PDF je MietverhältnisVorn der Betrag, dahinter jede Zahl im Detail. Du baust nichts zusammen.
- 6PDF für den VersandDu lädst die fertige Abrechnung herunter und verschickst sie über deinen gewählten Weg.
- 7Jede Zahl hat ihren BelegHinter jeder Position steht die Rechnung, aus der sie stammt.
Fristen
Zwölf Monate. In beide Richtungen.
Die Abrechnung muss dem Mieter binnen zwölf Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Dieselbe Länge gilt für die Einwendungen des Mieters.
Bis wann muss die Abrechnung beim Mieter sein?
Binnen zwölf Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums, so verlangt es § 556 Abs. 3 BGB. Für das Kalenderjahr 2025 heißt das: bis zum 31.12.2026. Danach ist eine Nachzahlung in der Regel verloren; ein Guthaben steht dem Mieter weiter zu.
Wie lange kann der Mieter Einwendungen erheben?
Zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung, nach § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB. Das PDF aus IVDesk weist den Mieter auf diese Frist hin.
Welche Kosten dürfen in die Abrechnung?
Nur die Betriebskosten, die § 2 BetrKV in 17 Nummern abschließend aufzählt. Instandhaltung und Verwaltung bleiben beim Eigentümer. In IVDesk trägt jede Kostenart ein Merkmal zur Umlagefähigkeit; nicht umlagefähige Positionen erscheinen in der Mieterabrechnung nicht.
Was du davon hast
Was am Ende auf dem Papier steht.
- Jede Position mit Verteilerschlüssel, Beleg und Zählerstand
- Taggenaue Rumpfzeiten bei Mieterwechsel und Leerstand
- Vorauszahlungen aus den Mieteingängen übernommen
- Korrektur als neue Fassung, nichts wird überschrieben
- Abrechnungszeitraum mit frei wählbarem Beginn
- Wohn- und Gewerbeeinheiten im selben Lauf
FAQ
Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung.
Muss der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr entsprechen?
Nein. Er muss zwölf Monate umfassen, darf aber in jedem Monat beginnen. Wichtig ist, dass er von Jahr zu Jahr gleich bleibt. In IVDesk legst du den Zeitraum je Immobilie fest.
Kann ich eine festgeschriebene Abrechnung korrigieren?
Ja. Die Korrektur entsteht als neue Fassung, die die alte ersetzt. Die ursprüngliche Fassung bleibt nachvollziehbar, weil sie beim Mieter schon im Briefkasten lag.
Was passiert, wenn ich die Zwölf-Monats-Frist verpasse?
Eine Nachforderung ist nach § 556 Abs. 3 BGB in der Regel ausgeschlossen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben musst du dem Mieter auch danach auszahlen, und die Abrechnung selbst bleibt geschuldet. Die Vorprüfung warnt, wenn die Frist näher rückt.
Was kostet eine Software für die Nebenkostenabrechnung?
IVDesk kostet ab 10,00 € im Monat bei zwölf Monaten Laufzeit. Die Nebenkostenabrechnung ist in jedem Tarif enthalten, samt Vorprüfung und PDF je Mietverhältnis. Die Tarife im Vergleich zeigen die Grenzen im Einzelnen, die Seite Software für die Nebenkostenabrechnung den Vergleich mit der Tabelle.
Funktioniert das auch für Gewerbeeinheiten?
Ja. Wohn- und Gewerbeeinheiten liegen im selben Bestand und werden im selben Lauf abgerechnet. Garagen und Stellplätze zählen als eigene Einheiten.
Dein Test
Teste IVDesk mit deiner eigenen Immobilie.
Leg ein Haus oder eine Wohnung an, lade die Rechnungen vom letzten Jahr hoch und sieh, was die Vorprüfung dazu sagt.
Im Test enthalten
- 30 Tage den vollen Umfang ausprobieren
- 10 KI-Verarbeitungen für Belege
- Keine Zahlungsdaten, keine Kündigung nötig