Rechte je Immobilie
Jeder interne Benutzer arbeitet nur in den Immobilien, die ihm zugewiesen sind. Was nicht zugewiesen ist, taucht für ihn nicht auf.
Sicherheit
Wo deine Daten liegen und wer sie sieht
In IVDesk stehen Mietverträge, Zahlungen und Belege. Diese Seite beantwortet die Fragen, die dazu vor dem Test kommen: Standort, Zugriffe, KI-Verarbeitung und Löschfristen.
Standort
Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert?
Im Rechenzentrum Frankfurt am Main, also in der Europäischen Union. Dort laufen die Anwendung und die Datenbank, dort liegen auch die hochgeladenen Dokumente. Übertragen wird verschlüsselt über TLS. Welche Dienstleister dabei im Auftrag arbeiten, zählt die Datenschutzerklärung einzeln auf.
Zugriffe
Wer sieht welche Daten?
Nur wer dafür berechtigt ist. Zugriffe enden an der Immobilie und an der Rolle: Mitarbeiter sehen die ihnen zugewiesenen Immobilien, Eigentümer und Mieter bekommen je ein eigenes Portal mit genau ihren Daten. Deine Daten sind von denen anderer Kunden getrennt.
Getrennte Portale
Ein Mieter sieht nur sein Mietverhältnis, ein Eigentümer nur seine Immobilien. Ändern können beide nur, was ihnen zusteht: Anliegen schicken und eigene Daten zur Änderung vorschlagen.
Prüfung vor der Freigabe
Jede hochgeladene Datei wird auf Schadcode geprüft, bevor sie im Ordnerbaum erscheint.
KI-Verarbeitung
Was passiert, wenn die KI einen Beleg liest?
Der Beleg wird in der Europäischen Union gelesen und dort nicht gespeichert. Wir beschränken die Auswahl auf Anbieter, die die übermittelten Inhalte nicht speichern und nicht zum Training verwenden. Vor dem Versand schutzwürdiger Dokumente wird gefragt.
Vertragsende
Was passiert mit den Daten nach dem Vertragsende?
Sie bleiben 90 Tage abrufbar, damit ein Export in Ruhe möglich ist; danach werden sie gelöscht. Der Export steht in den Einstellungen unter „Datenexport“: ein Paket mit allen Tabellen als JSON und CSV, den Dokumenten und den archivierten PDFs. Nach einer Testphase ohne Abschluss sind es 60 Tage. Drei Tage vor der Löschung kommt eine letzte E-Mail. Ausgenommen bleibt, was nach § 147 AO aufbewahrt werden muss.
Gekündigt wird über einen Weg ohne Anmeldung, wie § 312k BGB ihn verlangt. Er steht unter Vertrag kündigen; es genügt die E-Mail-Adresse des Vertrags.
Verantwortung
Wer ist für die Mieterdaten verantwortlich?
Du. Immobilien, Einheiten, Mieter, Verträge, Zahlungen und Dokumente verarbeiten wir in deinem Auftrag. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO schließen wir mit dir bei Vertragsschluss.
Was im Einzelnen verarbeitet wird und wie lange, steht in der Datenschutzerklärung.
Umgesetzte Vorschriften
§ 556 Abs. 3 BGB§ 2 BetrKV§ 7 HeizkostenV§ 12 HeizkostenV§ 557a BGB§ 9 UStG§ 14 UStG§ 312k BGB§ 355 BGBEN 16931
Was jede Vorschrift für die Abrechnung bedeutet, steht in den häufigen Fragen.
Dein Test
Teste IVDesk mit deiner eigenen Immobilie.
Leg ein Haus oder eine Wohnung an, lade die Rechnungen vom letzten Jahr hoch und sieh, was die Vorprüfung dazu sagt.
Im Test enthalten
- 30 Tage den vollen Umfang ausprobieren
- 10 KI-Verarbeitungen für Belege
- Keine Zahlungsdaten, keine Kündigung nötig