Vorprüfung vor dem PDF
Unverteilte Beträge, fehlende Zählerstände und Nutzungslücken stehen auf einer Liste, bevor die Abrechnung festgeschrieben wird.
Tabelle oder Software
Nebenkostenabrechnung mit Excel oder mit Software?
Für eine Wohnung, deren Mieter das ganze Jahr bleibt, reicht eine Tabelle. Mit Mieterwechseln, Zählern je Wohnung und Heizkosten nach Verbrauch wird jede Abrechnung zur Formelarbeit. Hier steht, wann was passt.
Nebenkostenabrechnung in jedem Tarif, ab 10,00 € im Monat.
Kurzfazit
Wann die Tabelle reicht, und wann nicht mehr.
Eine Tabellenkalkulation kann rechnen, aber sie kennt keine Mietverhältnisse, Zähler oder Zahlungen. Alles, was diese verbindet, baust du jedes Jahr selbst.
IVDesk passt, wenn
- Mieter ziehen auch mitten im Jahr ein oder aus
- Du liest Zähler je Wohnung ab und tauschst sie auch mal
- Heizkosten verteilst du nach Verbrauch und Fläche
- Mieteingänge sollen nicht mehr abgetippt werden
- Du willst vor dem Versand wissen, ob etwas fehlt
Die Tabelle reicht, wenn
- Eine Wohnung oder ein kleines Haus, die Mieter bleiben das ganze Jahr
- Wenige Kostenarten, alle nach Fläche oder Personen verteilt
- Die Heizkosten rechnet ein Messdienst ab, du übernimmst nur seine Beträge
- Du prüfst deine Formeln jedes Jahr selbst
Vergleich
Tabellenkalkulation und IVDesk, Zeile für Zeile.
Was bei der Abrechnung mit der Tabelle Handarbeit bleibt, was IVDesk übernimmt, und wo die Tabelle vorn liegt.
| Aufgabe | Tabellenkalkulation | IVDesk |
|---|---|---|
| Mieterwechsel mitten im JahrAnteil nach Tagen, nicht nach Monaten | Formel je Fall | taggenau |
| Heizkosten nach HeizkostenVVerbrauch und Fläche getrennt | Formel selbst bauen | 50–70 % nach Verbrauch |
| Zählertauschalter und neuer Zähler im selben Jahr | von Hand addieren | Zählerkette |
| Vorauszahlungenwas der Mieter wirklich gezahlt hat | vom Kontoauszug abtippen | aus den Mieteingängen |
| Belege zur Abrechnungdie Rechnung hinter jeder Position | getrennt abgelegt | an der Kostenposition |
| Prüfung vor dem Versandfehlende Stände, Restbeträge, Lücken | keine | Vorprüfung |
| Abrechnung im FolgejahrMieter, Zähler, Schlüssel | Datei kopieren und anpassen | liegt schon bereit |
| Kostenim Monat | meist schon vorhanden | ab 10,00 € |
| Einstiegbis zur ersten Abrechnung | sofort, mit eigener Vorlage | Assistent für Immobilie, Einheiten und Mieter |
„Von Hand“ heißt: möglich, aber ohne Verknüpfung zu Verträgen und Zahlungen. Der Vergleich gilt für jede Tabellenkalkulation; Excel ist eine Marke der Microsoft Corporation.
Was IVDesk anders macht
Was IVDesk dir bei der Abrechnung abnimmt.
Die Rechnung ist dieselbe. Anders ist, woher die Zahlen kommen und wer sie prüft.
Taggenau statt Formel
Zieht ein Mieter am 14. Juli aus, rechnet IVDesk 195 Tage für ihn und den Rest für den nächsten. Leerstand bleibt beim Vermieter.
So wird gerechnetVorauszahlungen aus den Mieteingängen
Was übers Jahr eingegangen ist, steht schon am Mietverhältnis und geht direkt in die Abrechnung. Nichts wird vom Kontoauszug abgetippt.
Mehr erfahrenNächstes Jahr fängt nicht von vorn an
Mieter, Zähler, Kostenarten und Schlüssel bleiben verbunden. Eine Korrektur entsteht als neue Fassung, die alte bleibt nachvollziehbar.
Was für die Tabelle spricht
Wo die Tabelle vorn liegt.
Eine Software ersetzt nicht jede Tabelle. Diese Punkte sprechen für die Datei, die du schon hast.
- Sie kostet meist nichts extra, weil das Programm schon auf dem Rechner ist
- Du bestimmst jede Formel und jedes Layout selbst
- Sie läuft ohne Internetverbindung und ohne Konto bei einem Anbieter
- Für eine einzelne Wohnung ohne Mieterwechsel ist sie schnell aufgesetzt
Einstieg
Von der Tabelle zu IVDesk.
Einen Import aus der Tabelle gibt es nicht. Ein Assistent führt durch die ersten Schritte, und deine letzte Abrechnung dient als Gegenprobe.
- Immobilie und Einheiten mit ihren Flächen anlegen
- Mieter und Mietverhältnisse mit Vorauszahlung eintragen
- Kosten des Jahres erfassen oder die Belege hochladen
- Zählerstände eintragen und das Ergebnis mit der alten Abrechnung vergleichen
FAQ
Häufige Fragen
Darf ich die Nebenkostenabrechnung mit Excel erstellen?
Ja. Mit welchem Programm die Abrechnung entsteht, ist egal. Sie muss die Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel, den Anteil des Mieters und seine Vorauszahlungen nachvollziehbar zeigen. Das gelingt mit einer sorgfältig gebauten Tabelle genauso wie mit einer Software.
Ab wann lohnt sich eine Software statt der Tabelle?
Sobald Mieter mitten im Jahr wechseln, Zähler je Wohnung abgelesen werden oder Heizkosten nach Verbrauch zu verteilen sind. Dann braucht jede Abrechnung eigene Formeln, und jede Formel ist eine Stelle, an der sich ein Fehler einschleicht.
Kann ich meine Tabelle in IVDesk importieren?
Nein, einen Import aus Tabellen oder anderen Programmen gibt es nicht. Ein Assistent führt durch Immobilie, Einheiten und Mieter. Die Kosten des Jahres trägst du ein oder lädst die Belege hoch.
Was kostet IVDesk im Vergleich zur Tabelle?
Die Tabellenkalkulation hast du meist schon. IVDesk kostet ab 10,00 € im Monat für bis zu 5 Einheiten bei zwölf Monaten Laufzeit, oder 12,00 € monatlich kündbar. Die Nebenkostenabrechnung ist in jedem Tarif enthalten. Alle Tarife stehen auf der Seite Preise.
Rechnet IVDesk die Heizkosten so, wie ich es in der Tabelle mache?
Nach der HeizkostenV: zwischen 50 und 70 % nach Verbrauch, der Rest nach Fläche; vorgegeben sind 70 %. Liefert ein Messdienst die Anteile je Wohnung, übernimmst du sie mit einem eigenen Schlüssel.
Dein Test
Rechne deine letzte Abrechnung mit IVDesk nach.
Leg ein Haus an, trag die Kosten des Vorjahres ein und leg das Ergebnis neben deine Tabelle.
Im Test enthalten
- 30 Tage den vollen Umfang ausprobieren
- 10 KI-Verarbeitungen für Belege
- Keine Zahlungsdaten, keine Kündigung nötig