Nebenkostenabrechnung erstellen: die Anleitung für Vermieter

Was gehört in eine Nebenkostenabrechnung?

Sechs Angaben machen eine Nebenkostenabrechnung vollständig: der Abrechnungszeitraum, die Gesamtkosten je Kostenart, der Verteilerschlüssel, der daraus errechnete Anteil des Mieters, die geleisteten Vorauszahlungen und das Ergebnis, also Nachzahlung oder Guthaben. Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam, und die Zahlungsfrist des Mieters beginnt nicht zu laufen.

• Abrechnungszeitraum: höchstens zwölf Monate, zum Beispiel 01.01. bis 31.12.
• Gesamtkosten: je Kostenart die Summe für das ganze Gebäude.
• Verteilerschlüssel: der Maßstab, nach dem die Kosten aufgeteilt werden.
• Anteil des Mieters: das Ergebnis der Verteilung für seine Wohnung.
• Vorauszahlungen: was der Mieter im Zeitraum tatsächlich gezahlt hat.
• Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben, als eine Zahl.

Der Maßstab für den Aufbau ist der Mieter: Er muss die Abrechnung ohne juristische oder betriebswirtschaftliche Vorbildung rechnerisch nachvollziehen können. Eine Zeile je Kostenart mit Gesamtbetrag, Schlüssel und Anteil genügt dafür. Wie das vollständig aussieht, zeigt das Muster einer Nebenkostenabrechnung.

Welche Kosten darf ich umlegen?

Nur Betriebskosten, die § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufzählt. Die Liste ist abschließend und umfasst 17 Nummern, von der Grundsteuer bis zu den sonstigen Betriebskosten. Voraussetzung ist außerdem, dass der Mietvertrag die Umlage vereinbart. Ohne diese Vereinbarung bleibt es bei der Grundregel, dass der Vermieter die Betriebskosten trägt.

Umlagefähig sind zum Beispiel:

• Grundsteuer
• Wasserversorgung und Entwässerung
• Heizung und Warmwasser
• Müllabfuhr und Straßenreinigung
• Gebäudeversicherung und Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht
• Hausmeister, Gartenpflege und Gebäudereinigung

Beim Vermieter bleiben dagegen:

• Reparaturen und Instandhaltung, auch kleine
• Verwaltungskosten, etwa Hausverwaltung, Kontoführung und Porto
• Bankgebühren und Zinsen, weil sie in keiner der 17 Nummern des § 2 BetrKV stehen

Für die Nummer 17, die sonstigen Betriebskosten, gilt eine Besonderheit: Sie dürfen nur umgelegt werden, wenn der Mietvertrag sie konkret benennt. Ein pauschaler Verweis auf „sonstige Kosten“ reicht nicht.

Welche Fristen muss ich einhalten?

Die Abrechnung muss dem Mieter binnen zwölf Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, so § 556 Abs. 3 BGB. Für das Kalenderjahr 2025 heißt das: bis zum 31.12.2026. Verpasst du die Frist, kannst du eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben steht dem Mieter auch nach der Frist zu.

Dieselbe Länge gilt in die andere Richtung: Der Mieter hat für Einwendungen gegen die Abrechnung zwölf Monate ab Zugang, § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB. Es lohnt sich deshalb, den Zugang zu dokumentieren, etwa durch Einwurf mit Zeugen oder Einschreiben.

Wie verteile ich die Kosten?

Haben du und dein Mieter nichts anderes vereinbart, gilt die Wohnfläche als Maßstab, § 556a Abs. 1 BGB. Kosten, deren Höhe vom erfassten Verbrauch abhängt, sind nach dem Verbrauch zu verteilen. Daneben sind weitere Schlüssel üblich: die Zahl der Bewohner je Wohnung, gleiche Teile je Einheit oder ein fester Betrag für Positionen, die genau einer Partei zuzuordnen sind.

Ein Rechenbeispiel für den Flächenschlüssel: Das Haus hat 400 m², die Wohnung 80 m². Von 1.000 € Grundsteuer entfallen 80 von 400 Anteilen auf die Wohnung, also 200 €.

Für Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung die Verteilung vor: 50 bis 70 % der Kosten müssen nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden, der Rest nach der Fläche. In der Praxis verbreitet ist die Teilung 70 zu 30.

Wie rechne ich bei Mieterwechsel oder Leerstand?

Taggenau. Zieht ein Mieter während des Abrechnungszeitraums aus, erhält er eine Abrechnung über seine Nutzungstage, der Nachmieter über seine. Bei einem Auszug zum 30.06. sind das 181 von 365 Tagen. Für verbrauchsabhängige Kosten hältst du die Zählerstände am Übergabetag fest, dann lässt sich der Verbrauch je Partei sauber trennen.

Steht eine Wohnung leer, trägst du ihren Anteil selbst. Der Flächenschlüssel rechnet weiter mit der Gesamtfläche des Hauses, und der Anteil der leeren Wohnung bleibt beim Eigentümer. Auf die übrigen Mieter darfst du ihn nicht verteilen.

Schritt für Schritt: die Abrechnung erstellen

Sechs Schritte führen vom Belegordner zur fertigen Abrechnung. Sie gelten unabhängig davon, womit du arbeitest.

1. Belege sammeln. Trage alle Rechnungen des Zeitraums zusammen: Grundsteuerbescheid, Versicherungsschein, Rechnungen für Wasser, Müll, Heizung und Dienstleister. Prüfe bei jedem Beleg, ob er in den Abrechnungszeitraum fällt.
2. Kosten je Kostenart summieren. Bilde je Kostenart eine Summe für das ganze Gebäude. Positionen, die § 2 BetrKV nicht deckt, bleiben draußen, allen voran Reparaturen und Verwaltung.
3. Verteilerschlüssel anwenden. Rechne je Kostenart den Anteil jeder Wohnung aus, nach dem Schlüssel aus dem Mietvertrag. Heizung und Warmwasser folgen der Heizkostenverordnung.
4. Vorauszahlungen abziehen. Stelle dem Anteil des Mieters die Vorauszahlungen gegenüber, die er im Zeitraum geleistet hat. Die Differenz ist das Ergebnis der Abrechnung.
5. Prüfen. Kontrolliere Zeitraum, Summen und Schlüssel und ob alle sechs Pflichtangaben enthalten sind. Ein zweiter Blick vor dem Versand ist billiger als eine Korrektur danach.
6. Versenden. Die Abrechnung braucht Textform. Verschicke sie so, dass du den Zugang belegen kannst, und behalte die Zwölf-Monats-Frist aus § 556 Abs. 3 BGB im Blick.