Nebenkostenabrechnung Muster: eine vollständige Abrechnung als PDF
So sieht eine nachvollziehbare Betriebskostenabrechnung aus, an einem erfundenen Haus mit fünf Wohnungen: Kostenaufstellung mit Verteilerschlüsseln, Heizkosten nach Verbrauch, Vorauszahlungen, Ergebnis und Belegliste.
PDF · Stand 15.10.2026 · Download nach der Anmeldung
Was drinsteht
- Deckblatt mit Abrechnungs- und Nutzungszeitraum, Anteil, Vorauszahlungen und Ergebnis
- Kostenaufstellung: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil und Betrag je Kostenart
- Schlüssel nach Fläche, Zähler, Personen und gleichen Teilen, Heizung 70 % nach Verbrauch
- Nachzahlung mit Zahlungshinweis, Kostenverteilung als Diagramm, Hinweis auf die Einwendungsfrist
- Anhang mit Belegliste und den Zählerständen der Wohnung
- Erläuterungen zu Pflichtinhalt, Leerstand und Fristen, mit Quellen
Nachvollziehbar für den Mieter.
Das Muster ist mit der Abrechnung von IVDesk aus erfundenen Daten erzeugt: dieselbe Rechnung und derselbe Aufbau wie bei einer echten Abrechnung.
Was in die Abrechnung gehört
Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB), und die Abrechnung muss eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben sein (§ 259 Abs. 1 BGB). Vier Angaben tragen sie:
- die Gesamtkosten je Kostenart,
- der Verteilerschlüssel, mit dem sie umgelegt werden,
- die Berechnung des Anteils des Mieters,
- der Abzug seiner Vorauszahlungen.
Im Muster stehen alle vier in der Kostenaufstellung auf Seite 2 und im Ergebnis darunter.
Welche Kosten umgelegt werden dürfen
Nur Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung (§ 556 Abs. 1 BGB, § 2 BetrKV), und nur soweit der Mietvertrag die Umlage vereinbart. Reparaturen und Verwaltungskosten bleiben beim Vermieter; im Muster arbeitet der Hauswart deshalb „ohne Reparaturen und Verwaltung“. Welche Kosten im Einzelnen dazugehören, erklärt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung erstellen.
Nach welchem Schlüssel verteilt wird
Ohne andere Vereinbarung gilt die Wohnfläche; Kosten, die nach erfasstem Verbrauch anfallen, werden nach Verbrauch verteilt (§ 556a Abs. 1 BGB). Im Muster: Wasser und Abwasser nach Zähler, Müll nach Personen, Allgemeinstrom zu gleichen Teilen, der Rest nach Fläche. Der Anteil der Wohnung, die bis zum 31.03. leer steht, bleibt beim Eigentümer und ist in der Aufstellung nicht auf die anderen Mieter verteilt.
Heizkosten nach der Heizkostenverordnung
Heizkosten werden zu mindestens 50 und höchstens 70 % nach Verbrauch verteilt, der Rest nach Fläche (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Das Muster rechnet mit 70 % und zeigt in der Zeile der Heizung beide Teile: den Grundanteil nach Fläche und den Verbrauchsanteil nach den Wärmezählern.
Fristen
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen; danach ist eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB). Einwendungen muss der Mieter binnen zwölf Monaten nach Zugang erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Beides steht im Muster.
Quellen
- § 556 BGB Vereinbarungen über Betriebskosten
- § 556a BGB Abrechnungsmaßstab für Betriebskosten
- § 259 BGB Umfang der Rechenschaftspflicht
- § 2 BetrKV Aufstellung der Betriebskosten
- § 7 HeizkostenV Verteilung der Kosten der Versorgung mit Wärme
Ohne Gewähr, keine Rechtsberatung. Die Vorlage gibt die Rechtslage zum angegebenen Stand wieder; prüf sie vor der Verwendung für deinen Fall.
Häufige Fragen
Gibt es ein vorgeschriebenes Formular für die Nebenkostenabrechnung?
Nein. Das Gesetz verlangt eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben (§ 259 Abs. 1 BGB), aber kein bestimmtes Formular. Entscheidend ist, dass der Mieter Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, seinen Anteil und den Abzug seiner Vorauszahlungen nachvollziehen kann.
Kann ich das Muster für meine eigene Abrechnung verwenden?
Als Vorbild für Aufbau und Inhalt, ja. Haus, Namen, Beträge und Bankverbindung im Muster sind erfunden. Für deine Abrechnung brauchst du deine Kosten, Flächen, Zählerstände und Vorauszahlungen und die Umlagevereinbarung aus deinem Mietvertrag.
Warum wird die Heizung anders verteilt als die übrigen Kosten?
Weil die Heizkostenverordnung es vorschreibt: mindestens 50 und höchstens 70 % der Kosten nach Verbrauch, der Rest nach Fläche (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Das Muster rechnet mit 70 %. Mit eigenen Zahlen geht das im Heizkostenrechner.
Was passiert mit dem Anteil einer leerstehenden Wohnung?
Er bleibt beim Eigentümer und wird nicht auf die übrigen Mieter verteilt. Im Muster steht die Dachgeschosswohnung bis zum 31.03. leer; die anderen Wohnungen tragen trotzdem nur ihren Anteil an der Gesamtfläche. Nachrechnen lässt sich das im Umlagerechner.
Bis wann muss die Abrechnung beim Mieter sein?
Spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums, beim Kalenderjahr 2025 also bis zum 31.12.2026 (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Es zählt der Zugang beim Mieter. Deine Frist rechnet der Fristrechner aus.
Noch etwas für den Mietalltag?
Mieterselbstauskunft
Fragebogen für Mietinteressenten in drei Schritten – Besichtigung, Mietinteresse, Zusage –, mit nur den Fragen, die die Datenschutzaufsicht für zulässig hält, und der Datenschutzinformation.
Zur Vorlage
Wohnungsgeberbestätigung
Bestätigung des Einzugs nach § 19 Bundesmeldegesetz mit allen Pflichtangaben – Wohnungsgeber, Eigentümer, Einzugsdatum, Anschrift und meldepflichtige Personen.
Zur Vorlage
Übergabeprotokoll Wohnung
Protokoll für Einzug und Auszug: Zustand und Mängel Raum für Raum, Zählerstände für Strom, Gas, Wasser und Heizkostenverteiler, Schlüssel und Unterschriften beider Seiten.
Zur Vorlage
Mieterhöhung auf die ortsübliche Vergleichsmiete
Musterschreiben nach § 558 BGB mit Platzhaltern: Begründung über Mietspiegel, Vergleichswohnungen oder Gutachten, Kappungsgrenze, Fristen und Zustimmungserklärung zum Abtrennen.
Zur VorlageDeine Abrechnung in derselben Form.
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