Fristen der Nebenkostenabrechnung: Abrechnung, Einwendung, Verjährung

Welche Fristen gelten bei der Nebenkostenabrechnung?

Drei Fristen bestimmen den Ablauf: Der Vermieter muss die Abrechnung binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Der Mieter kann binnen zwölf Monaten nach Zugang Einwendungen erheben. Und eine Nachforderung verjährt nach drei Jahren. Die Grundlage sind § 556 Abs. 3 BGB und die §§ 195, 199 BGB.

• Zwölf Monate für die Abrechnung: ab Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung dem Mieter zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB).
• Zwölf Monate für Einwendungen: ab Zugang der Abrechnung kann der Mieter Einwendungen mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB).
• Drei Jahre bis zur Verjährung: eine Nachforderung verjährt mit der regelmäßigen Frist der §§ 195, 199 BGB.

Bis wann muss die Abrechnung beim Mieter sein?

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, und zwar beim Mieter angekommen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 heißt das: Zugang bis zum 31.12.2026. Es zählt der Zugang, nicht die Absendung. Wer die Abrechnung am letzten Tag zur Post gibt, verpasst die Frist, wenn der Brief erst im Januar ankommt.

Für einen anderen Abrechnungszeitraum rechnet der Fristrechner für die Nebenkostenabrechnung den letzten Tag aus, samt der Tage, die dir noch bleiben.

Der Abrechnungszeitraum selbst darf höchstens zwölf Monate umfassen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Er muss nicht das Kalenderjahr sein, ein fester Jahresrhythmus genügt.

Was passiert, wenn die Frist verstrichen ist?

Eine Nachforderung ist ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Der Vermieter bleibt trotzdem zur Abrechnung verpflichtet, und ein Guthaben steht dem Mieter weiterhin zu. Die Fristversäumnis trifft also nur die Seite, die sie verursacht hat.

Eine Ausnahme gilt, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB), etwa weil der Grundsteuerbescheid erst nach Fristablauf kam. Dann muss er nach Wegfall des Hindernisses zügig abrechnen, für den betroffenen Posten binnen drei Monaten.

Wie lange darf der Mieter widersprechen?

Zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Einwendungen muss der Mieter dem Vermieter in dieser Zeit mitteilen, danach sind sie ausgeschlossen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (Satz 6). Bezahlt der Mieter die Nachzahlung, darf er trotzdem noch binnen der Frist widersprechen und zu viel Gezahltes zurückverlangen.

Zu den Einwendungen gehört auch die Belegeinsicht: der Mieter darf die Originalbelege einsehen, aus denen die Abrechnung gerechnet ist. Bis zur Einsicht kann er die Nachzahlung zurückhalten.

Wann verjährt die Nachzahlung?

Nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Abrechnung dem Mieter zugegangen ist (§ 199 Abs. 1 BGB). Geht die Abrechnung für 2025 im November 2026 zu, verjährt die Nachforderung also mit Ablauf des 31.12.2029. Dasselbe gilt umgekehrt für das Guthaben des Mieters.

Gilt die Frist auch bei Auszug oder Verkauf?

Ja, unverändert: auch nach dem Auszug läuft die Zwölf-Monats-Frist ab Ende des Abrechnungszeitraums, nicht ab Vertragsende. Beim Mieterwechsel wird der Zeitraum taggenau geteilt, jede Partei bekommt ihre eigene Abrechnung. Wie das gerechnet wird, zeigt die Anleitung zur Nebenkostenabrechnung.