Nebenkostenabrechnung und Steuer: was Vermieter und Mieter wissen sollten

Vorweg: Dieser Artikel ist keine Steuerberatung. Er gibt wieder, was im Einkommensteuergesetz und in den Anweisungen der Finanzverwaltung steht. Für deinen Fall fragst du eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein.

Sind die Nebenkosten-Vorauszahlungen für den Vermieter Einnahmen?

Ja. Umlagen und Nebenentgelte, die der Vermieter für die Betriebskosten erhebt, gehören zu den Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung. So steht es im amtlichen Hinweis H 21.2 des Einkommensteuer-Handbuchs, gestützt auf ein Urteil des Bundesfinanzhofs. Einnahmen sind nach § 8 Abs. 1 EStG alle Güter in Geld oder Geldeswert, die im Rahmen einer Einkunftsart zufließen; die Vermietung ist eine davon (§ 21 EStG).

Die Anlage V fragt diese Einnahmen getrennt von der Kaltmiete ab: die laufenden Vorauszahlungen in einer Zeile, die im Jahr erhaltenen Nachzahlungen und geleisteten Erstattungen aus Abrechnungen in einer eigenen. Eine Erstattung an den Mieter trägst du als negativen Betrag ein.

Sind die Nebenkosten für den Vermieter Werbungskosten?

Ja. Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen (§ 9 Abs. 1 Satz 1 EStG). Ausdrücklich genannt sind Steuern vom Grundbesitz, sonstige öffentliche Abgaben und Versicherungsbeiträge, soweit sie sich auf ein Gebäude beziehen, das der Einnahmeerzielung dient (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 2 EStG). Darunter fallen etwa die Grundsteuer und die Gebäudeversicherung. Die übrigen Betriebskosten, etwa für Wasser, Müll oder Hausmeister, sind Werbungskosten nach der allgemeinen Regel.

Das gilt für die umgelegten Kosten genauso wie für die, die du selbst trägst. Die Umlage landet auf der Einnahmenseite, die Kosten auf der Ausgabenseite. Steht eine Wohnung leer, fehlt die Umlage, die Kosten bleiben Werbungskosten. Die Anlage V führt die umgelegten Kosten unter den Werbungskosten, mit Beispielen von der Grundsteuer bis zum Fahrstuhl.

In welchem Jahr zählen Vorauszahlung und Nachzahlung?

In dem Jahr, in dem das Geld fließt. Einnahmen sind in dem Kalenderjahr bezogen, in dem sie zufließen, Ausgaben in dem Jahr abzusetzen, in dem sie geleistet werden (§ 11 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 Satz 1 EStG). Für das Abrechnungsjahr, über das die Abrechnung geht, interessiert sich die Steuer nicht.

Ein Beispiel: Für eine Wohnung zahlt der Mieter 2025 monatlich 200 € Vorauszahlung, also 2.400 €. Im März 2025 zahlt er außerdem 180 € nach, aus der Abrechnung für 2024. Du bezahlst 2025 für das Haus Grundsteuer, Versicherung, Wasser und Müll, auf die Wohnung entfallen davon 2.700 €. In der Steuererklärung 2025 stehen dann 2.580 € Einnahmen aus Umlagen (2.400 € + 180 €) und 2.700 € Werbungskosten. Die Nachzahlung für 2025, die der Mieter 2026 überweist, gehört in die Erklärung 2026.

Für regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben gibt es eine Ausnahme: fließen sie kurz vor oder nach dem Jahreswechsel, zählen sie für das Jahr, zu dem sie wirtschaftlich gehören (§ 11 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 Satz 2 EStG). Das betrifft etwa die Vorauszahlung für Dezember, die erst Anfang Januar eingeht.

Kann der Mieter Nebenkosten von der Steuer absetzen?

Einen Teil davon, nach § 35a EStG. Die Einkommensteuer ermäßigt sich um 20 % der Aufwendungen für haushaltsnahe Dienstleistungen, höchstens um 4.000 € im Jahr (Abs. 2), und um 20 % der Aufwendungen für Handwerkerleistungen, höchstens um 1.200 € (Abs. 3). Begünstigt sind nur die Arbeitskosten, nicht das Material (Abs. 5 Satz 2). Das Anwendungsschreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) stellt klar, dass auch der Mieter die Ermäßigung für seinen Anteil an den Nebenkosten beanspruchen kann.

In der Nebenkostenabrechnung betrifft das vor allem regelmäßige Dienstleistungen wie die Reinigung des Treppenhauses, die Gartenpflege und den Hausmeister, die das BMF-Schreiben als Beispiele nennt, und einmalige Handwerkerrechnungen. Kosten wie die Grundsteuer oder die Versicherung sind keine Dienstleistung und fallen nicht darunter.

Für die Handwerkerleistungen liegt ein Gesetzentwurf der Bundesregierung vor: ab 2027 sollen es 15 % sein, höchstens 900 € (BR-Drucksache 507/26 vom 04.09.2026). Mit Stand dieses Artikels ist das ein Entwurf, kein geltendes Recht.

Welchen Nachweis braucht der Mieter?

Seinen Anteil, entweder aus der Abrechnung oder aus einer Bescheinigung des Vermieters. Nach dem BMF-Schreiben (Rdnr. 27) muss der Anteil des Mieters an den vom Vermieter unbar gezahlten Aufwendungen aus der Jahresabrechnung hervorgehen oder durch eine Bescheinigung des Vermieters oder seines Verwalters nachgewiesen werden. Ein Muster dafür hängt dem Schreiben als Anlage 2 an.

Die Arbeitskosten müssen sich dabei aus der Rechnung des Dienstleisters ergeben; schätzen darf der Steuerpflichtige sie nicht (Rdnr. 40). Das Gesetz setzt voraus, dass eine Rechnung vorliegt und auf das Konto des Dienstleisters gezahlt wurde (§ 35a Abs. 5 Satz 3 EStG); beim Mieter zählt die unbare Zahlung des Vermieters. Es genügt, wenn er die Nachweise auf Verlangen des Finanzamts vorlegen kann (Rdnr. 49).

Eine Pflicht des Vermieters, die Beträge nach § 35a EStG auszuweisen, steht weder in § 556 BGB noch in § 35a EStG. Wer sie ausweist, teilt je Kostenart den Anteil der Arbeitskosten mit, getrennt nach haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen.

Beim Jahr hat der Mieter eine Wahl: regelmäßige Dienstleistungen kann er im Jahr der Vorauszahlungen ansetzen, einmalige Aufwendungen im Jahr der Abrechnung, oder alles im Jahr der Abrechnung (Rdnr. 47 und 48).

Wie viel spart der Mieter nach § 35a EStG?

Ein Rechenbeispiel: Ein Haus hat 400 m², die Wohnung 80 m², verteilt wird nach Wohnfläche. Laut Rechnungen betragen die Arbeitskosten im Jahr für den Hausmeister 2.400 €, für die Treppenhausreinigung 1.800 € und für die Gartenpflege 1.200 €, zusammen 5.400 €. Auf die Wohnung entfallen 80 von 400 Teilen.

• Anteil der Wohnung: 5.400 € × 80 ÷ 400 = 1.080 €
• Steuerermäßigung: 20 % von 1.080 € = 216 €

Die 216 € mindern die Einkommensteuer direkt, nicht das zu versteuernde Einkommen. Den Anteil je Kostenart rechnet für jeden Schlüssel der Umlagerechner aus. Wie der Anteil in der Abrechnung selbst zustande kommen muss, erklärt der Ratgeber Formelle Fehler in der Nebenkostenabrechnung.

Noch einmal: Das ist keine Steuerberatung. Ob und in welcher Höhe eine Ermäßigung im Einzelfall greift, entscheidet das Finanzamt.