Formelle Fehler in der Nebenkostenabrechnung: was die Frist kostet und was nicht

Was ist der Unterschied zwischen formellen und inhaltlichen Fehlern?

Ein formeller Fehler macht die Abrechnung unverständlich: dem Mieter fehlt eine der Angaben, die er braucht, um seinen Anteil nachzuvollziehen. Ein inhaltlicher Fehler steckt in einer Abrechnung, die zwar verständlich aufgebaut ist, aber mit einer falschen Zahl oder einem falschen Maßstab rechnet. Die Unterscheidung stammt aus der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH) und entscheidet darüber, ob die Abrechnungsfrist gewahrt ist.

Grundlage ist § 259 BGB: Wer Rechenschaft schuldet, muss eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder Ausgaben mitteilen. Für die Betriebskosten verlangt § 556 Abs. 3 BGB eine jährliche Abrechnung über die Vorauszahlungen. Was „geordnet“ heißt, hat der BGH in Mindestangaben übersetzt.

Welche Angaben muss eine Abrechnung mindestens enthalten?

Vier: eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und, soweit nötig, die Erläuterung der Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und den Abzug seiner Vorauszahlungen. So fasst es der BGH in ständiger Rechtsprechung zusammen, etwa im Urteil vom 20.01.2016 (VIII ZR 93/15).

• Gesamtkosten: je Kostenart der Betrag, der auf die Mieter der Abrechnungseinheit umgelegt wird, in der Regel des Gebäudes.
• Verteilerschlüssel: angegeben und, wo der Mieter ihn sonst nicht versteht, erläutert.
• Anteil des Mieters: die Rechnung, wie aus Gesamtkosten und Schlüssel sein Betrag wird.
• Vorauszahlungen: abgezogen von der Summe seiner Anteile.

Mit diesem Urteil hat der BGH die Anforderungen an die Gesamtkosten gesenkt. Es genügt, je Kostenart den Gesamtbetrag anzugeben, den der Vermieter auf die Wohnungsmieter der Abrechnungseinheit umlegt. Hat er vorher Anteile herausgerechnet, die nicht umlagefähig sind, etwa für Verwaltungsarbeit des Hausmeisters, muss er die Rechenschritte dorthin nicht zeigen. Ob der Betrag stimmt, ist eine Frage des Inhalts, die der Mieter über die Belege prüft.

Der Maßstab ist ein durchschnittlicher Mieter ohne juristische oder betriebswirtschaftliche Vorbildung: Er muss erkennen können, welche Kosten entstanden sind, nach welchem Schlüssel verteilt wurde und was auf ihn entfällt. Wie eine vollständige Abrechnung aussieht, zeigt das Muster einer Nebenkostenabrechnung.

Welche Fehler sind formell, welche inhaltlich?

Formell ist, was die Abrechnung unverständlich macht. Inhaltlich ist alles, was sich nachrechnen lässt, aber falsch gerechnet ist. Die Beispiele folgen aus den Entscheidungen im Quellenblock.

Formelle Fehler

• Der Verteilerschlüssel ist nicht zu erkennen, etwa nur eine Spalte „Abrechnungsart“ mit Flächen, deren Bezug offen bleibt.
• Bei einer Kostenart fehlen die Gesamtkosten, es steht nur der Anteil des Mieters da.
• Der Anteil ist nicht nachvollziehbar, weil zwischen Gesamtkosten und Betrag des Mieters kein Rechenweg steht.

Inhaltliche Fehler

• Ein anderer Schlüssel als im Mietvertrag vereinbart, etwa Personen statt Fläche.
• Kosten, die nicht umlagefähig sind, stecken in einem Gesamtbetrag.
• Die Vorauszahlungen sind zu hoch oder zu niedrig angesetzt, oder es stehen die vereinbarten statt der gezahlten Beträge da.
• Ein gebotener Vorwegabzug für Gewerbeeinheiten fehlt.

Ein Rechenbeispiel für eine formell vollständige Zeile: Die Grundsteuer beträgt für das Haus 1.200 €, verteilt nach Wohnfläche. Die Wohnung hat 80 m² von 400 m². Der Anteil ist 1.200 € × 80 ÷ 400 = 240 €. Gesamtkosten, Schlüssel und Anteil stehen in einer Zeile, der Mieter kann sie nachrechnen. Dieselbe Rechnung für jede Kostenart und jeden Schlüssel macht der Umlagerechner.

Ist die Abrechnungsfrist trotz Fehler gewahrt?

Bei einem inhaltlichen Fehler ja, bei einem formellen nein. Die Frist aus § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB wahrt der Vermieter mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung; auf die inhaltliche Richtigkeit kommt es dafür nicht an (BGH, Urteil vom 17.11.2004, VIII ZR 115/04). Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Ist bis dahin keine formell ordnungsgemäße Abrechnung da, ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).

Betrifft ein formeller Fehler nur einzelne Kostenarten, bleibt die Abrechnung im Übrigen wirksam, soweit sich die betroffenen Positionen ohne Mühe herausrechnen lassen (BGH, Versäumnisurteil vom 08.12.2010, VIII ZR 27/10). Die Nachforderung schrumpft dann um diese Positionen.

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Kann ich eine fehlerhafte Abrechnung korrigieren?

Ja, aber nach Ablauf der Frist nicht mehr zu Lasten des Mieters. Einen formellen Fehler behebst du, indem du innerhalb der Frist eine neue, vollständige Abrechnung zustellst. Einen inhaltlichen Fehler kannst du nach Fristablauf nur noch zu Gunsten des Mieters berichtigen: eine Korrektur, die die Nachforderung erhöht, ist ausgeschlossen, es sei denn, du hast den Fehler nicht zu vertreten (BGH, VIII ZR 115/04).

Im Fall des BGH hatte der Vermieter einen anderen Schlüssel verwendet als im Mietvertrag vereinbart. Das war ein inhaltlicher Fehler: die Frist war gewahrt, aber der Vermieter durfte nachträglich nicht mehr verlangen, als seine erste Abrechnung ergab. Die ergab für 2001 eine Nachzahlung von 658,01 €, die nach Fristablauf berichtigte 694,14 €. Zugesprochen hat der BGH 658,01 €.

Wie lange kann der Mieter Fehler rügen?

Zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (Satz 6). Das gilt für inhaltliche Fehler: ein falscher Schlüssel, den der Mieter nicht rechtzeitig rügt, bleibt stehen.

Für formelle Fehler gilt das nicht. Eine Abrechnung, die den formellen Anforderungen nicht genügt, setzt die Einwendungsfrist gar nicht erst in Gang (BGH, VIII ZR 27/10). Der Mieter kann sich auf den Mangel also auch nach mehr als zwölf Monaten berufen, und zwar für jede Kostenart, die formell nicht ordnungsgemäß abgerechnet ist.

Zur Prüfung darf der Mieter die Belege einsehen. Der Vermieter muss ihm auf Verlangen Einsicht gewähren und darf die Belege elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB).

Wie prüfe ich die Abrechnung vor dem Versand?

Mit einem Blick auf jede Zeile: Steht bei jeder Kostenart ein Gesamtbetrag, ein verständlich benannter Schlüssel mit beiden Bezugsgrößen und der Anteil des Mieters? Stehen am Ende die gezahlten Vorauszahlungen und das Ergebnis? Dann ist die Abrechnung formell vollständig, und die Frist ist mit ihrem Zugang gewahrt.

1. Schlüssel benennen. Nicht „Abrechnungsart“, sondern „Wohnfläche: 80 m² von 400 m²“ oder „Personen: 2 von 9“.
2. Schlüssel mit dem Mietvertrag abgleichen. Ein anderer Schlüssel ist ein inhaltlicher Fehler, den du nach Fristablauf nicht mehr zu deinen Gunsten berichtigen kannst.
3. Gesamtkosten je Kostenart angeben. Den Betrag, den du auf die Mieter umlegst. Was du vorher herausgerechnet hast, belegst du bei der Belegeinsicht.
4. Gezahlte Vorauszahlungen abziehen. Die tatsächlich eingegangenen Beträge, nicht die vereinbarten.
5. Zugang belegen. Die Frist läuft bis zum Zugang beim Mieter, nicht bis zur Absendung.