Nebenkostenabrechnung nach Auszug: taggenau, fristgerecht, an die neue Adresse

Wann rechne ich nach dem Auszug eines Mieters ab?

Zusammen mit allen anderen, nach Ende des Abrechnungszeitraums. Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB), und der Auszug ändert daran nichts: der ausgezogene Mieter bekommt eine Abrechnung über den Zeitraum, in dem er gewohnt hat, sobald die Kosten des ganzen Jahres feststehen. Vorher liegen die Rechnungen für Wasser, Müll oder Heizung oft gar nicht vollständig vor. Eine eigene Abrechnung zum Auszugstag sieht das Gesetz nicht vor.

Die Abrechnung umfasst also den vollen Abrechnungszeitraum des Hauses, der ausgezogene Mieter trägt davon den Teil, der auf seine Mietzeit entfällt. Man spricht von einer Rumpfzeit. Abgezogen werden die Vorauszahlungen, die er bis zum Auszug tatsächlich gezahlt hat, nicht die vereinbarten.

Wie teile ich die Kosten zwischen altem und neuem Mieter auf?

Nach Tagen, bei verbrauchsabhängigen Kosten nach dem Verbrauch bis zum Auszug. Jede Kostenart wird zuerst nach ihrem Schlüssel auf die Wohnung verteilt, der Anteil der Wohnung dann nach den Tagen auf die beiden Mieter. Für Wasser und andere gemessene Kosten hältst du den Zählerstand am Übergabetag fest.

Ein Rechenbeispiel: Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr 2025 mit 365 Tagen. Der Mieter zieht zum 31.05. aus, der Nachmieter wohnt ab 01.06. Die Grundsteuer für das Haus beträgt 1.200 €, verteilt nach Wohnfläche; die Wohnung hat 80 von 400 m², ihr Anteil ist 240 € im Jahr.

• Bisheriger Mieter, 01.01.–31.05.2025: 240 € × 151 ÷ 365 = 99,29 €
• Nachmieter, 01.06.–31.12.2025: 240 € × 214 ÷ 365 = 140,71 €

Zusammen ergibt das wieder 240 €. Zieht der Nachmieter erst später ein, bleibt der Anteil für die leeren Tage bei dir; auf die übrigen Mieter wird er nicht verteilt. Die Aufteilung nach Tagen, auch mit Leerstand, rechnet der Umlagerechner für jede Kostenart aus.

Muss ich Heizung und Warmwasser beim Auszug ablesen?

Ja. Bei einem Nutzerwechsel innerhalb des Abrechnungszeitraums hat der Gebäudeeigentümer die Ausstattung zur Verbrauchserfassung in der Wohnung abzulesen, die sogenannte Zwischenablesung (§ 9b Abs. 1 HeizkostenV).

Die nach Verbrauch zu verteilenden Kosten werden dann nach dieser Ablesung auf Vor- und Nachmieter aufgeteilt. Die übrigen Heizkosten, also der Teil nach Fläche, werden nach Gradtagszahlen oder nach Tagen geteilt, die übrigen Warmwasserkosten nach Tagen (§ 9b Abs. 2). Ist eine Zwischenablesung nicht möglich oder wegen des Zeitpunkts technisch zu ungenau, werden die gesamten Kosten nach diesen Maßstäben für die übrigen Kosten aufgeteilt (§ 9b Abs. 3). Abweichende Vereinbarungen bleiben möglich (§ 9b Abs. 4). Wie Verbrauchs- und Flächenanteil zusammenspielen, zeigt der Heizkostenrechner.

Ein Beispiel mit den Tagen von oben: Auf die Wohnung entfallen 1.000 € Heizkosten, 700 € aus dem Verbrauchsanteil und 300 € aus dem Grundanteil nach Fläche. Die 700 € teilt die Zwischenablesung, sagen wir 40 % für den bisherigen Mieter und 60 % für den Nachmieter: 280 € und 420 €. Die 300 € Grundanteil werden hier nach Tagen geteilt: 300 € × 151 ÷ 365 = 124,11 € und 300 € × 214 ÷ 365 = 175,89 €.

Die Kosten der Zwischenablesung trägst in der Regel du. Der BGH hat entschieden, dass die Kosten der Verbrauchserfassung und Abrechnung, die wegen eines Auszugs vor Ende des Abrechnungszeitraums entstehen, keine Betriebskosten sind, sondern Verwaltungskosten. Ohne andere Vereinbarung im Mietvertrag fallen sie dem Vermieter zur Last (Urteil vom 14.11.2007, VIII ZR 19/07).

Welche Frist gilt für die Abrechnung nach dem Auszug?

Dieselbe wie sonst: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, nicht nach Ende des Mietverhältnisses (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Zieht der Mieter im Mai 2025 aus und rechnest du nach Kalenderjahr ab, muss ihm die Abrechnung für 2025 bis zum 31.12.2026 zugehen. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (Satz 3).

Auch die Einwendungsfrist des Mieters läuft wie sonst: zwölf Monate ab Zugang (Satz 5). Will der ausgezogene Mieter die Belege sehen, musst du ihm Einsicht gewähren; du darfst sie ihm auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Wer weggezogen ist, spart sich damit die Anreise. Den letzten Tag für deinen Zeitraum rechnet der Fristrechner aus. Mehr zu allen Fristen steht im Ratgeber Fristen der Nebenkostenabrechnung.

Darf ich einen Teil der Kaution für die Nachzahlung einbehalten?

Ja, einen angemessenen Teil, wenn eine Nachzahlung zu erwarten ist. Die Mietkaution sichert auch Ansprüche, die erst aus der Abrechnung nach dem Ende des Mietverhältnisses entstehen. Deshalb darf der Vermieter einen angemessenen Teil der Kaution bis zum Ablauf der Abrechnungsfrist einbehalten (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05). Die Kaution selbst regelt § 551 BGB: höchstens drei Monatsmieten ohne Betriebskosten.

Was angemessen ist, hängt vom Einzelfall ab; eine feste Grenze nennt der BGH nicht. Im entschiedenen Fall waren 450 € einbehalten, die Abrechnung ergab später 263,33 € Nachzahlung, und der BGH hatte gegen Höhe und Dauer des Einbehalts keine Bedenken. Einen Anhaltspunkt gibt die Nachzahlung des Vorjahres. Den übrigen Teil der Kaution kannst du schon vorher abrechnen und zurückzahlen.

Liegt die Abrechnung vor, verrechnest du die Nachzahlung mit dem einbehaltenen Teil und zahlst den Rest aus. Ergibt sich ein Guthaben, bekommt der Mieter es zusammen mit dem Einbehalt zurück. Die Erträge aus der Anlage der Kaution stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit (§ 551 Abs. 3 BGB); sie gehören also mit in die Kautionsabrechnung.

Wohin schicke ich die Abrechnung, wenn der Mieter ausgezogen ist?

An seine neue Anschrift, und zwar so, dass du den Zugang belegen kannst. Die Frist ist nur gewahrt, wenn die Abrechnung dem Mieter rechtzeitig mitgeteilt ist (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB); die Absendung allein genügt nicht. Praktisch ist es, die neue Anschrift bei der Wohnungsübergabe abzufragen und im Protokoll festzuhalten. Das Übergabeprotokoll hat dafür ein eigenes Feld, ebenso für die Zählerstände am Übergabetag.